Eine Rufbereitschaft ist eine Dienstleistung, die einer Organisation im Falle einer Krise mit Kompetenz und Schnelligkeit zur Seite steht. Wählen Sie als Kunde diese Nummer, so wird Ihnen garantiert, dass ein Krisenberater direkt ans Telefon geht oder sie innerhalb von 15 bis 30 Minuten zurückruft. Eine Rufbereitschaft inkludiert jedoch nicht die Beratungsleistung in einem Ereignisfall.

Unterschieden wird ganz generell zwischen einer Rufbereitschaft, die 24 Stunden, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr zur Verfügung steht, und einem Angebot, das sich an den werktäglichen Bürozeiten zwischen 8:00 und 18:00 Uhr orientiert. Erstere werden deutlich seltener angeboten, da nur wenige Dienstleister die nötigen Ressourcen dafür bereithalten können.

Wenn Ihre Organisation mit einer Krise konfrontiert wird, dann sind zwei Faktoren entscheidend: Kompetenz und Schnelligkeit. Sie brauchen Experten auf dem Gebiet des Krisenmanagements und der Krisenkommunikation, die Ihnen helfen, schnelle und angemessene Entscheidungen treffen zu können und dies sowohl auf dem Gebiet des Krisenmanagements, als auch auf dem Gebiet der Krisenkommunikation. Eine Rufbereitschaft garantiert professionelle Hilfe zu jeder Uhrzeit und sorgt dafür, dass Sie ein permanentes Gefühl der Sicherheit verspüren.

Der wichtigste Punkt bei der Auswahl des richtigen Dienstleisters für eine Rufbereitschaft ist die Frage nach der personellen „Ressource mit Kompetenz“. Kann der Anbieter eine qualifizierte Rufbereitschaft 24/7/356 überhaupt leisten? Die meisten Dienstleister können dies nicht, da sie eben jene personelle „Ressource mit Kompetenz“ nicht permanent vorhalten können. Die Betonung liegt insbesondere auch auf Kompetenz, denn die nötige Fachkompetenz in den beiden Bereichen Krisenmanagement und Krisenkommunikation muss zwingend vorhanden sein. Sie ist Grundvoraussetzung für eine im Krisenfall hilfreiche Beratung.
Relevant ist auch die technische Infrastruktur des Dienstleisters. Bei einer Rufbereitschaft geht es nicht nur um eine Nummer, die Sie im Falle einer Krise anrufen können. Es geht auch um ein Alarmierungssystem auf Seiten des Dienstleisters. Für die Alarmierung gibt es Lösungen am Markt. Fragen Sie, ob ihr potenzieller Dienstleister der Rufbereitschaft für eine Alarmierung eine entsprechende IT-Infrastruktur hat. Die IT-Infrastruktur muss gewährleisten, dass die angeforderten Krisenmanager und Krisenkommunikatoren gesichert über verschiedene Kanäle und Endgeräte (Anruf, Mail, SMS, Handy, Festnetz etc.) über die Alarmauslösung informiert werden und Ihnen tatsächlich unmittelbar zur Verfügung stehen. Das kann soweit gehen, dass die Erreichbarkeit auch bei einem Netzausfall über Pieper dauerhaft werden können sollte, wenn der Kunde das wünscht – zum Beispiel, weil er ein „Störfallbetrieb“ ist.

Eine Rufbereitschaft macht dann Sinn, wenn Sie in Kenntnis Ihrer unternehmerischen Risiken feststellen, dass – sollten sich die Risiken in einem Schaden manifestieren – Sie unmittelbar auf Hilfe zurückgreifen können wollen. In welchem Umfang eine solche Dienstleistung für Sie notwendig ist, hängt davon ab, in welchem Zeitfenstern Sie produktiv sind. Sollte der Sitz Ihres Firmensitzes in Deutschland sein, so macht eine 24/7/365-Rufbereitschaft zum Beispiel dann Sinn, wenn Sie zusätzlich noch Standorte im Ausland betreiben, die in einer anderen Zeitzone liegen. Es gibt aber auch Unternehmen, die nur während der üblichen Geschäftszeiten einen gesicherten Rückgriff auf externe Hilfe benötigen. Ob 24 Stunden an 7 Tagen die Woche oder 8 Stunden an 5 Tagen die Woche macht in finanzieller Hinsicht einen signifikanten Unterschied.

Weil mit einer Rufbereitschaft Ressourcen, Kompetenzen und technische Infrastruktur verbunden sind, die 24/7/365 bereitgehalten werden, fängt eine solche Dienstleistung in einem niedrigen fünfstelligen Bereich an. Letztendlich hängt der individuelle Preis aber auch davon ab, wie hoch das Risikopotenzial des Unternehmens bzw. der Branche ist.

Krisen-Reviews werden in der Regel in Organisationen durchgeführt, die erst kürzlich in einer Krise steckten und dessen Situation sich nun langsam stabilisiert. Zum potenziellen Review-Zeitpunkt ist ein eventuell eingerichteter Krisenstab beim Kunden bereits aufgelöst. Das Unternehmen ist auf dem Weg zurück in den „modifizierten Normalbetrieb“, doch das Ereignis ist noch in den Köpfen der Mitarbeitenden präsent. Ein Krisen-Review ist in solchen Situationen eine Maßnahme, die von einem externen Beratungsunternehmen vorbereitet und durchgeführt wird. Im Mittelpunkt stehen ein Rückblick und eine Bewertung, was im Krisenmanagement und in der Krisenkommunikation gut und was schlecht gelaufen ist. Ziel des Krisen-Reviews ist es, aus Fehlern zu lernen und Prozesse und Strukturen im Unternehmen daraufhin anzupassen. Krisen-Reviews bilden oft auch den wertvollen Rahmen für die Verarbeitung von Erlebnissen für Einzelne und das gesamte Team. Es geht um eine Aufarbeitung der Krise, einen „Heilungsprozess“, um Reflektion und Analyse. Nicht selten haben zum Beispiel verbale Entgleisungen von Kunden auf betreuende Mitarbeitende massive psychische Auswirkungen. Als Arbeitgeber hat man hier eine Fürsorgepflicht wahrzunehmen.

Der Rückblick im Rahmen eines Krisen-Review hilft dabei, sich selbst besser kennenzulernen und auch die eigenen Stärken zu identifizieren. So entstehen positive Handlungsstrategien, die Ihre Selbstwirksamkeit steigern, Ihr Selbstbewusstsein stärken und dafür sorgen, dass Sie eine potenzielle nächste Krise weniger fürchten müssen. Stattdessen bekommen Sie das Gefühl, diese meistern zu können, denn das haben Sie ja schließlich schon einmal geschafft. Resilienz heißt hier das Stichwort! Allerdings kann ein Zurückdenken an eine Krise bei einzelnen Mitarbeitenden auch negative Gefühle hervorrufen. Auch diese sollten schnellstens verarbeitet werden. Hier haben Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht. Oft ist zudem die subjektive Wahrnehmung dessen, was passiert ist, bei Ihnen und Ihren Mitarbeitenden anders, als es die Zahlen und Fakten belegen. Beide Bilder werden in einem Krisen-Review abgeglichen, damit alle Beteiligten am Ende besser verstehen können, was in dieser Extremsituation mit ihnen und dem gesamten Unternehmen geschehen ist.

Zu den festen Bestandteilen eines Krisen-Reviews gehört die Überprüfung der subjektiven Wahrnehmung einer Krise auf Seiten der beteiligten Individuen und auch die Analyse der Fakten und Prozesse. Was ist Realität und kann durch Zahlen belegt werden. Was ist möglicherweise eine subjektive Wahrnehmung? Auch die Rückwärtsbetrachtung der Medienberichterstattung ist in der Regel fester Bestandteil des Reviews. Inhalt eines Krisen-Reviews können zudem rechtliche Bewertungen des Krisenfalls sein.

Ein Krisen-Review kann durchaus auch von Ihnen in Eigenregie durchgeführt werden. Wer jedoch selbst betroffen ist, hat immer auch eine subjektive Wahrnehmung auf die Krisensituation. Das macht eine Aufarbeitung und Einordnung der eigenen subjektiven Filter oft schwer. Hier haben externe Berater einen klaren Vorteil, denn sie haben einen objektiveren Blick auf die Dinge, weil Sie kein Teil des Unternehmens sind. Ein klassisches Beispiel ist immer wieder die Einschätzung der Wichtigkeit des Krisenereignisses: Mitarbeitende meinen, die Krise sei überall omnipräsent. Oft ist das aber nur für einen sehr kurzen Zeitraum der Fall, dann überlagern neue Schlagzeilen die Medien.

Die Kosten eines Krisen-Reviews sind abhängig vom Umfang des Reviews und dem Ausmaß der Krise. Deshalb ist eine seriöse Antwort an dieser Stelle nicht möglich. Aufgrund des zeitlichen Aufwands fangen Reviews im kleineren Umfang im mittleren vierstelligen Bereich an.