Wenn Organisationen in eine Krise geraten, sind sie in der Regel dazu gezwungen, schnell eine Pressekonferenz zu organisieren. Wie das gelingt, welche Grundvoraussetzungen in der Planung geschaffen werden müssen und warum eine ad-hoc Pressekonferenz doch nicht immer sein muss, erfahren Sie hier.
Was ist eine ad-hoc Pressekonferenz?
Wenn ein Unternehmen in eine Krise gerät und es beispielsweise Tote oder Verletzte gibt, ist das mediale Interesse enorm hoch. Eine ad-hoc Pressekonferenz dient dazu, die Flut der Anfragen mit einem einzigen Termin zu bedienen. Die ad-hoc Pressekonferenz ist Teil einer proaktiven Kommunikationsstrategie und wird von Unternehmen auch deshalb initiiert, weil der Rahmen etwa durch Bilanzpresskonferenzen oder solchen in Zusammenhang mit einem Event bekannt und erlernt ist. Tatsächlich unterscheiden sich ad-hoc Pressekonferenzen nicht von „normalen“ Veranstaltungen dieser Art. Nur die Fragen der Journalisten sind sehr viel unangenehmer, denn es geht um das Warum.
Warum brauche ich eine solche Pressekonferenz?
Es geht darum, das Vertrauen der Stakeholder zu erhalten. Dafür braucht es eine proaktive Kommunikation, die offen ist und auf die Fragestellungen der Stakeholder eingeht. Eine ad-hoc Pressekonferenz wird dabei gezielt als Mittel eingesetzt, um die eigene Botschaft zu transportieren und über Journalisten in den Medien zu positionieren.
Warum bedarf es einer besonderen Vorbereitung auf eine ad-hoc Pressekonferenz?
s bedarf für eine ad-hoc Presskonferenz keiner besonderen Vorbereitung, sondern eher einer schnelleren Vorbereitung. Zwischen der Entscheidung für eine solche Veranstaltung und der letztendlichen Durchführung liegen nur wenige Stunden. Die organisatorische und inhaltliche Absprache mit den Sprechenden muss klar und eingeübt sein. Genau hier liegt die Herausforderung, denn dafür bleibt nicht viel Zeit. Hinzu kommen Personen wie Gutachter oder Polizeisprecher, die ebenfalls dabei sein müssen und nicht aus dem eigenen Haus kommen. Trotzdem muss jeder seine Rolle kennen und wissen, zu was er oder sie sich äußern darf. Ist das nicht der Fall, so entsteht Chaos und die ad-hoc Pressekonferenz wird für die betroffene Organisation zu einem Eigentor. Für die Organisation bedarf es definitiv mehrerer Personen, denn alleine ist das nicht zu schaffen. So muss zum Beispiel auch eine Begleitung für die Journalisten bereitgestellt werden, damit mit diese nicht einfach auf dem Firmengelände herumirren.
Warum kann meine Presseabteilung das nicht?
Organisationen, die eine Presseabteilung haben, sollten eine ad-hoc Pressekonferenz unbedingt vom eigenen Team organisieren lassen. Die Mitarbeiter im Bereich Public Relations kennen das Unternehmen besser als jeder externe Berater, pflegen Kontakte zu den örtlichen Medienvertretern und wissen in der Regel, was in einem Krisenfall zu tun ist. Nicht jedes Unternehmen hat aber eine Presseabteilung an allen Standorten. In diesem Fall ist externe Unterstützung unabdingbar.
Was kostet die externe Organisation eine ad-hoc Pressekonferenz?
Für die externe Organisation einer ad-hoc Pressekonferenz ist mit Kosten im unteren vierstelligen Bereich zu rechnen.
Gibt es Alternativen zu einer analogen PK?
Ja, denn auch virtuelle Pressekonferenzen sind im Krisenfall möglich. Viele Unternehmen haben durch Corona in ihre Technik investiert und sind jetzt in der Lage, von den eigenen Räumlichkeiten aus über Microsoft Teams oder Zoom ad-hoc Pressekonferenzen durchzuführen. Der Vorteil von virtuellen Pressekonferenzen ist, dass Journalisten nicht auf das Firmengelände kommen und so kein unerwünschter Eindruck entstehen kann. Es gibt übrigens auch Dienstleister, die Räumlichkeiten und auch die Technik zur Verfügung stellen, um virtuelle Pressekonferenzen zu organisieren. Für Organisationen, die gänzlich unvorbereitet sind, ist das eine sinnvolle Option.
